AFFILIAZIONE
irccs policlinico di sant’orsola
AUTORE PRINCIPALE
ing. Capitani Luca
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GRUPPO DI LAVORO
ing. Capitani Luca – irccs policlinico di sant’orsola, bologna
ing. Amodio Vincenzo – irccs policlinico di sant’orsola, bologna
Falorio Paola – irccs policlinico di sant’orsola, bologna
AREA TEMATICA
Reingegnerizzazione data driven di percorsi e processi
ABSTRACT
INTRODUZIONE E RILEVANZA
Nel corso di questi anni e ancora oggi la gestione della documentazione sanitaria prevede l’archiviazione delle cartelle cartacee e la conservazione della copia informatica analogica conforme (art.22 CAD) generata dal processo certificato di scansione dalla società in house Lepida SPA. Da gennaio del 2023 è stata avviata la sperimentazione del modello di cartella ibrida; progetto aziendale di elevata rilevanza strategica.
MATERIALI E METODI
Il modello di cartella ibrida, calato nella realtà dell’IRCCS, precedentemente sperimentato in altra realtà regionale, è stato rivisto e calato nel contesto delle procedure aziendali. Prevede:
• Realizzazione di una funzione di chiusura e firma della cartella nativa digitale
• Invio della componente di residuo cartaceo di cartella (es. modulistica non digitalizzata, eventuali esami diagnostici non gestiti elettronicamente, ecc..) al provider Lepida per la scansione
• Chiusura e firma della componente di cartella nativa digitale con l’applicazione di controlli di completezza
• Ricongiungimento tra il nativo digitale e la scansione del residuo cartaceo
• Firma automatica e invio della cartella completa per la conservazione digitale presso il PARER e al cittadino tramite FSE
OBIETTIVI E RISULTATI
A circa due mesi dall’avvio della sperimentazione sono state chiuse e firmate numerose cartella e sono in gestione i ricongiungimenti con le scansioni dei rispettivi residui digitali.
Sono stati implementati controlli di completezza della cartella per verificare l’effettiva presenza di elementi di cartella: anamnesi, esame obiettivo, diario clinico, lettera di dimissione o referti richiesti ma, per varie ragioni, mai ricevuti.
Sono già state schedulate attività di sviluppo per gestire alcune casistiche particolari quali: decesso del paziente (non è presente la lettera di dimissione), l’integrazione della documentazione disponibile a seguito della dimissione del paziente, mancato ritorno in cartella di alcuni referti diagnostici. Si prevede di terminare la sperimentazione e gli sviluppi entro Maggio 2023 per poi passare alla diffusione del modello in tutti i reparti. Il principale risultato atteso, al netto di una stima dei costi che vede sicuramente una pesante riduzione della carta, è l’ottimizzazione ed efficientamento dei processi interni ma soprattutto la facilita di accesso ai dati da parte del cittadino (a fronte delle canoniche procedure di richiesta di accesso alle cartelle).
